Grevesmühlen erleben!

Bedarfserhebung bei Gewerbe und Einwohnern

In Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern aus Gewerbe und Handwerk sowie den Sportvereinen wurde gezielt ermittelt, welche Herausforderungen und Bedarfe es lokal gibt. So konnte festgestellt werden, dass es vor allem an Sichtbarkeit mangelt, ein professioneller Außenauftritt aber aufgrund des Arbeitsaufwandes für kleine Unternehmen und ehrenamtlich organisierte Institutionen kaum leistbar ist. Das CSM konnte passgenau auf die Bedarfe abgestimmt werden und Grevesmühlens Stadtentwicklung dort unterstützen, wo es am meisten gebraucht wurde.

Ein zentrales System für die digitale Stadt 

Das Stadtportal und die integrierten Websites vereinen alle digitalen Angebote der Stadt unter einem einheitlichen Corporate Design (CD), das für ein übersichtliches und professionelles Auftreten sorgt. Dank der direkten Verknüpfung aller Informationskanäle erreicht eine Nachricht bis zu 2.500 Personen. Besonders während Großveranstaltungen, wie zum Beispiel dem „Piraten Open Air Grevesmühlen“, etabliert sich das Portal als zentrale Anlaufstelle für Einwohnerinnen und Einwohner und Besucherinnen und Besucher. Grevesmühlen kommuniziert Veranstaltungsinformationen zentral darüber und weist auf den Startseiten der WLAN-Hotspots auf einzelne Programmpunkte hin. 

Das Backend ermöglicht eine zentrale Administration, wobei beteiligte Institutionen nur auf die für sie relevanten Datensätze zugreifen und diese unabhängig anpassen können. Diese Struktur sorgt für hohe Nutzerzahlen und eine reibungslose, effiziente Verwaltung der Daten. 

Enge Zusammenarbeit mit der Politik

Um die Unterstützung durch Bürgermeister und Stadtverordnetenversammlung zu sichern, half der frühzeitige und fortlaufende enge inhaltliche Austausch. Mehrwerte für die lokale Wirtschaft und das Ehrenamt wurden herausgestellt und Erfolge in den Nutzerzahlen des Systems kommuniziert. Die notwendigen Beschlüsse zur Umsetzung des CSM konnten so unkompliziert erreicht werden.

Open-Source-CMS für alle Belange einer Kleinstadt
Das CSM basiert auf der Open-Source-Lösung „Contao“. Grevesmühlen hat das System bedarfsgerecht durch verschiedene, innovative Module, wie die interaktive Karte, integrierte Micro-Websites und die Steuerung der Access-Points (Zugriffspunkte) für das kostenfreie WLAN im Stadtraum ergänzt. Das in Grevesmühlen geschaffene und auf die Belange einer Kleinstadt abgestimmte System kann übernommen und bedarfsgerecht weiter angepasst werden, denn „Contao“ ist flexibel erweiterbar.

Transparente Kostenstruktur und praktisches Erfahrungswissen 

Die schon erfolgte Übertragung der Lösung in andere Städte zeigt das Potenzial für eine breite Anwendung. Die Übertragungskosten von etwa 40.000 € beinhalten technische Leistungen zur individuellen Anpassung des CMS. Die Bereitstellung der erstellten Schulungsunterlagen, technische Unterstützung durch die Digitale Stadt Grevesmühlen GmbH und den Dienstleister AI media GmbH (individuelle Anpassung des CSM) und der bevorstehende Upload des Codes auf OpenCode.de unterstützen die Übertragbarkeit zusätzlich.

Verbesserte und effizientere Pressearbeit 

Dank des CMS kann die Pressearbeit als kommunale Dienstleistung in Grevesmühlen deutlich effizienter gestaltet werden. Der Arbeitsaufwand in der Pressestelle hat sich reduziert, da Beiträge nun nicht mehr selbst verfasst, sondern lediglich redaktionell betreut werden müssen. Unternehmen, Vereine und Institutionen, die bereits zuvor regelmäßig Beiträge erstellt haben, können diese jetzt digital einreichen, ohne Medienbrüche. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Stadt und erhöht die Reichweite erheblich – bis zu hundertfach höher im Vergleich zu früher. Grevesmühlen profitiert von aktuellen Informationen aus erster Hand, die regelmäßig und unkompliziert verbreitet werden.

Tragfähiges Geschäftsmodell für digitale Dienstleistungen

Micro-Websites bieten eine kostengünstige Möglichkeit für lokale Unternehmen und Institutionen, online präsent zu sein. Für Nutzungsgebühren von nur fünf Euro monatlich können die geringen Kosten für Hosting und Aktualisierungen refinanziert werden, sodass die Lösung wirtschaftlich tragfähig ist. Mit der Gründung der „Digitale Stadt Grevesmühlen GmbH” aus Stadtverwaltung und Stadtwerken zur wirtschaftlichen Umsetzung der Smart-City-Projekte wurden zudem Personalstellen geschaffen, die durch die Dienstleistungsangebote der GmbH finanziert werden. Diese Personalstellen betreuen das Stadtportal und das CSM fortlaufend. 

Lokale Herausforderungen

Grevesmühlen verzeichnet als Kleinstadt mit Ostseenähe einen Zuzug älterer Menschen. Diese Personen kommen als Konsumentinnen und Konsumenten von Produkten und Dienstleistungen in Frage, stehen dem Arbeitsmarkt aber in der Regel nicht mehr zur Verfügung. Vereinsarbeit und ehrenamtliche Tätigkeiten sind für diese Personen relevant, genau wie ein insgesamt aktives Leben in Grevesmühlen. 

Eine der größten Herausforderungen in Grevesmühlen war die geringe Sichtbarkeit der lokalen Gewerbetreibenden, Vereine und Initiativen. Obwohl in der Stadt zahlreiche Angebote vorhanden sind, wurden Einkäufe und Freizeitaktivitäten oft in andere Städte verlagert, da Einwohnerinnen und Einwohner  oder Besucherinnen und Besucher die lokalen Angebote nicht kannten oder nicht finden konnten. Das Stadtportal und das CMS als zentrale Plattform macht alle wichtigen Informationen leicht zugänglich.

Ein weiteres Problem war das Fehlen einer aktiven lokalen Presse, die über Ereignisse, wie zum Beispiel den Kreissport berichtet. Die Einwohnerinnen und Einwohner haben jedoch ein Bedürfnis zu wissen, was in ihrer Umgebung passiert und wollen informiert sein. 

Planungsziele

Im Integrierten Stadtentwicklungskonzept (ISEK) und dem Masterplan „Digitale Stadt“ wurde festgelegt, dass Grevesmühlen als dynamische und wachsende Stadt mit großem Potenzial für Unternehmerinnen und Unternehmer sowie für das Engagement von Bürgerinnen und Bürgern gefördert werden soll. Angesichts der wachsenden Zahl älterer Menschen war es ein zentrales Ziel der Smart-City-Strategie, die wirtschaftlichen Strukturen in den Bereichen Tourismus, Einzelhandel und Handwerk zu stärken. Gleichzeitig sollte auch die Sichtbarkeit nicht-wirtschaftlicher Angebote und Initiativen erhöht werden. Die Möglichkeit, lokal relevante Informationen und Anknüpfungspunkte zu finden, ist entscheidend für die Identifikation der Einwohnerinnen und Einwohner – ob neu zugezogen oder lang ansässig. Das digitale Abbilden der vielfältigen Angebote und der hohen Lebensqualität der Stadt war daher eine wesentliche Motivation im Rahmen des Smart-City-Vorhabens.

Während der Corona-Zeit war die Plattform zudem eine wichtige Möglichkeit, den Einzelhandel zu stärken und den Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern zu halten. 

Ansatz zur Wirkungsmessung

Der wichtigste operative Indikator für die Wirkung des CSM sind die Nutzerzahlen des Stadtportals, die Grevesmühlen jährlich statistisch ausgewertet. Hier beobachtet die Stadt im Verlauf der Versionierungen einen deutlichen Anstieg. Vor allem die Integration der Suchmaschinenoptimierung (SEO) und die Kommunikation von stadtweiten Großveranstaltungen über das Portal führten zu einem Anstieg der monatlichen Seitenbesuche von 20.454 zu Beginn (2020) auf 47.481 (2023).

Die Stadt zieht die Anzahl von Anbietern (Gewerbetreibende und weitere Angebote) auf der Plattform als Indikator heran, um die Sichtbarkeit von Gewerbe und nicht-kommerziellen Angeboten in Grevesmühlen zu erfassen. Mit über 350 Gewerbetreibenden sind über 90 % der Gewerbe in Grevesmühlen im CSM vertreten. Die ursprüngliche Zielsetzung von 75 % wurde damit weit übertroffen. Darüber meldete der Einzelhandel zurück, dass die Besuchersteuerung bei Veranstaltungen eine positive Auswirkung auf den Konsum erzielen kann.

Prozessschritte

1. Recherche bestehender Lösungen; Entscheidung für „Contao“
   (Eine Open-Source-Lösung mit sehr guter Schnittstellenfähigkeit und langfristigem Support sowie aktiver Entwicklungs-Community. Die notwendige Expertise zur Einschätzung der verfügbaren Lösungen auf dem Markt lag im Smart-City-Team vor.)
2. Identifikation notwendiger Ergänzungen des Basissystems 
3. Ausschreibung der Entwicklungsleistung für die notwendigen Anpassungen und Ergänzungen des CSM
4. Entwicklung verschiedener Komponente durch Dienstleister AI Designer media GmbH; veröffentlicht bereits ab erster Stufe
   1. Grevesmühlen erleben mit Newspage und digitaler Präsenz für Unternehmen und Initiativen
   2. Integration SEO
   3. Integration Websites der städtischen Institutionen (Schulen, Kitas, Feuerwehren) 
   4. Integration der Verknüpfung mit Stadtwebsite und Social-Media-Kanälen
   5. Integration Infostelen und WLAN-Access-Points 
5. Relaunch der Portalseite und grafische Überarbeitung (Modernisierung des Layouts) 
6. Update des Backends (Vereinfachung des Codes zur besseren Übertragbarkeit der Module)
7. Ausschreibung zur Erstellung einer Publikation, die das zentrale Backend/CMS in seinen Umfängen gut anschaulich darstellt, um Übertragungspotenziale für Kommunen sichtbarer zu machen 

Governance

Die Digitale Stadt GmbH war für die Koordination und Umsetzung der Lösung zuständig. Sie initiierte die Ausschreibung der Weiterentwicklung des CSM und war erste Ansprechpartnerin für die AI Designer media GmbH, welche die Entwicklung umgesetzt hat. Für Administration der Inhalte ist die Pressestelle der Stadt verantwortlich und somit ein zentraler Umsetzungspartner. Der Betrieb des CSM erfolgt auch langfristig über die Digitale Stadt GmbH. 

Kosten bei Beschaffung und Betrieb

Die untenstehenden Angaben beziehen sich auf die entstehenden Kosten bei einer Replikation in einer anderen Kommune. Für Grevesmühlen sind initial Kosten von insgesamt 200.000 € entstanden, davon etwa 150.000 € für die Anpassungen und neuen Module im CSM. 

Partizipation und Kommunikation

Grevesmühlen hat zur Bedarfserhebung mit verschiedenen Zielgruppen Workshops durchgeführt. Für das Stadtportal und das CSM waren vor allem die Workshops mit dem Einzelhandel und Handwerk sowie Schülerinnen und Schülern und Seniorinnen und Senioren wichtig. In den Workshops hat die Moderation eine Live-Auswertung von Beiträgen über ein Whiteboard umgesetzt, sodass sich die Teilnehmenden direkt auf Fokusthemen verständigen konnten. 

Um das CSM und die verschiedenen Erweiterungen zu beschließen und umsetzen zu können, kam das Smart-City-Team in monatlichen Treffen mit dem Bürgermeister und Teilen der Stadtverwaltung zusammen. Beschlussnotwenige Aufgaben konnten so für die Stadtvertretersitzungen vorbereitet und plausibel erörtert werden. 

Technische Infrastruktur

„Contao“ als Open-Source-CSM ist die Basis der Lösung. Die Software ist lizenziert unter LGPL-3.0. Die Lizenz ermöglicht die freie Nutzung der Software, auch für kommerzielle Projekte. Die Software basiert auf dem „Symfony“ Full-Stack-Framework, damit ist sie mit über 11.000 verfügbaren „Symfony“-Bündel leicht anpassbar auf die individuellen Anforderungen. „Contao“ läuft auf jedem Webserver, der eine aktuelle Version von PHP serverseitige Skriptsprache, um dynamische Inhalte auf Webseiten zu erzeugen, Datenbanken zu verwalten und die Funktionalität des CMS zu steuern) und „MySQL“ (relationales Datenbank-Management-System) bereitstellt. Die Stadt hostet das System bei netik online GmbH, es eignet sich jedoch jeder Hoster, da es keine besonderen Anforderungen gibt. 

Das individualisierte System hat Grevesmühlen durch eigens für die Stadt entwickelte Komponenten für Veranstaltungsmanagement, WLAN-Steuerung, interaktive Karten und die Schnittstelle zu den Infostelen ergänzt. Das gesamte System wird zur freien Verfügung auf OpenCode.de zur Verfügung gestellt werden. 

Datengrundlagen

Die zugrundeliegende Datenbank hat die Stadt schrittweise durch die nutzenden Unternehmen, Initiativen und Institutionen befüllen lassen. Interessierte melden sich dazu bei der Pressestelle der Stadt und senden Kontaktdaten, Adresse, gegebenfalls Websitelink, Stichwörter zur SEO und ein Bild zu. Die Pressestelle pflegt diese Daten ein und legt auf Wunsch ein Kontaktformular an, damit man direkt mit den Anbietenden in Kontakt treten kann. Sofern auch die Möglichkeit genutzt werden soll, Veranstaltungsinformationen und Neuigkeiten zu verbreiten, erhält man durch die Pressestelle einen kostenlosen Zugang und kann eigene Beiträge verfassen. Micro-Websites können ebenfalls eigenständig aktualisiert und gepflegt werden. Alle Daten im CSM werden über SQL (Structured Query Language) verwaltet und sind über xls exportierbar. Die Datenbank liegt auf einem durch die Stadt angemieteten Server. 

Es werden darüber hinaus externe Datenbanken von Veranstaltungsseiten in Mecklenburg-Vorpommern eingebunden über Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP, Kommunikationsprotokoll für Client-Server-Netzwerkkonfiguration) oder über API-Schnittstellen (Application Programming Interface). Dazu werden Filter genutzt, um nur Veranstaltungen in den Veranstaltungskalender einzubinden, die für Grevesmühlen relevant sind.