Datensouveränität gemeinsam gestalten

Kräfte bündeln: Fachbereichs- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit

Das Smart-City-Innovationsteam setzt sich aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung und städtischen Tochtergesellschaften zusammen. So sind alle relevanten Akteure in einen Programmbereich eingebunden, um gemeinsam wichtige Themen und zentrale Herausforderungen anzugehen. Die Zusammenarbeit in Ko-Kreationsworkshops mit Vertreterinnen und Vertretern aller beteiligten Fachbereiche hat sichergestellt, dass jede und jeder über den Prozess informiert ist und ihr bzw. sein Fachwissen einbringen kann. Im Anschluss an die Workshops formulierte jeder Fachbereich innerhalb einer Schreibwerkstatt ein eigenes Kapitel des Leitliniendokuments. Dieses Vorgehen hat die Verantwortungsübernahme und Identifikation der Fachbereiche mit den Inhalten bereits im Erstellungsprozess gestärkt. Regelmäßige offene Sprechstunden des Smart-City-Programmbereichs haben diese Phase begleitet und ein einheitliches Vorgehen sichergestellt. 

Früher Dialog mit politischen Akteuren 

Um frühzeitig wichtiges Feedback einzuholen, ging vorzeitig ein  Entwurf des Leitliniendokuments etwa vier Monate vor der geplanten Verabschiedung im Stadtrat an die Fraktionsspitzen des Stadtrats. In einem gemeinsamen Termin mit den Fraktionsspitzen diskutierten die Verantwortlichen dieses Feedback und arbeiteten es später in das Dokument ein. Der frühe Einbezug der Politik hat dazu geführt, dass das Leitliniendokument erfolgreich einstimmig im Stadtrat verabschiedet werden konnte. 

Erfolgsbeispiele aus anderen Städten nutzen

Gute Beispiele aus anderen Kommunen, wie Wien und Ulm, zeigen, dass die Maßnahme funktioniert. Diese guten Praxisbeispiele sind im Leitliniendokument mit QR-Codes eingebunden. Auf diese Weise stellt Mönchengladbach einen direkten Zugang zu weiteren Informationen über bewährte Ansätze sicher und bietet proaktiv den direkten Kontakt zu anderen Kommunen für den interkommunalen Austausch an. 

Klare Struktur mit übertragbaren Grundkomponenten

Das Leitlinienkonzept zeichnet sich durch eine nachvollziehbare Struktur aus und enthält übertragbare Grundkomponenten. Erkenntnisse aus dem Erarbeitungsprozess hat Mönchengladbach bereits mit anderen Städten, wie Mainz und der Metropolregion Rhein-Neckar, geteilt. Das zeigt, die gute Übertragbarkeit der Maßnahme auf andere Kommunen. In einer gemeinsamen Arbeitsgruppe zum Thema „Data Governance“ diskutieren Mönchengladbach und andere Kommunen diese Übertragungsmöglichkeiten weiter. 

Fokus auf kommunenübergreifende Potenzialthemen 

Das Übertragungspotenzial der vorgeschlagenen Maßnahmen ist hoch, da es um wichtige Themen geht, die viele Kommunen beschäftigen. Besonders relevant sind der Aufbau einer Datengovernance in Zusammenarbeit mit anderen Kommunen (Beispiel der Stadt Soest) sowie das Vordenken des Aufbaus einer Dateninfrastruktur oder eines Datenethikbeirats. In den Leitlinien ist der Datenethikbeirat Niederrhein als Maßnahme hinterlegt und wurde zusammen mit der Stadt Krefeld als erster interkommunaler Ethikbeirat gegründet. 

Verwaltungsweite, beschlossene Gültigkeit 

Der Stadtrat der Stadt Mönchengladbach hat das erarbeitete Leitlinienkonzept 2022 als integrierte Teilstrategie der Smart-City-Strategie beschlossen. Dieses gilt somit für die gesamte Verwaltung, wodurch sichergestellt ist, dass alle Bereiche nach den gleichen Regeln arbeiten.

Schaffung des Aufgabenbereichs „Datengovernance und Datenmanagement“

Im Smart-City-Team wurde eine neue Position für den Aufgabenbereich „Datengovernance und Datenmanagement“ geschaffen. Diese Stelle, die im Bereich „Statistik“ verankert ist, begleitet den gesamten Prozess und setzt die Maßnahmen der Leitlinien um. Zudem sorgt sie für die Überführung der Leitlinien in eine umfassende Datenstrategie und deren Umsetzung. Die Verankerung der Datengovernance innerhalb des Bereichs Statistik trägt zur Weiterentwicklung der klassischen Statistikeinheit zu einem Data Office bei. 

Lokale Herausforderungen

Daten stellen eine wesentliche Grundlage für die Entwicklung moderner, technologiebasierter, städtischer Dienstleistungen dar. In diesem Zusammenhang hat die Stadt Mönchengladbach zentrale Herausforderungen im Umgang mit urbanen Daten identifiziert. Zwei Hauptprobleme sind derzeit erstens der allgemeine Zugang zu Daten und zweitens die Qualität dieser Daten. 

Ein mangelnder Zugang erschwert es, effektive, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Ebenso führt eine schlechte Datenqualität dazu, dass Entscheidungen, die auf diesen Daten basieren, möglicherweise nicht die gewünschten Ergebnisse liefern. Dies erhöht das Risiko einer ineffizienten Ressourcennutzung und eines suboptimalen Dienstleistungsangebots.

Neben weiteren Konzepten und Strategien im Kontext urbaner Daten – wie einer Digitalisierungsstrategie, einer IT-Strategie oder einer Smart-City-Strategie – bilden Leitlinien für Datensouveränität die Grundlage für die Nutzung urbaner Daten. Als integriertes Strategiepapier zählen sie damit zu den Smart-City-Grundlagenprojekten im Rahmen einer Smart-City-Strategiephase einer Stadt

Planungsziele

Mit den Leitlinien zur Datensouveränität schafft Mönchengladbach eine wesentliche Grundlage für einen zukunftsfähigen Umgang mit kommunalen Daten im Sinne der Stadtgesellschaft. Die Maßnahme dient dazu, ein umfassendes, gemeinsames Verständnis von Datensouveränität als technologisches, rechtliches, gesellschaftliches, organisatorisches und strategisches Thema zu schaffen. Zugleich legen die Leitlinien konkrete handlungsleitende Grundsätze für die Kommune fest, die welche auch die Schaffung von Strukturen und Prozessen, Infrastruktur und Standards umfassen. 

Konkret ermöglicht der souveräne Umgang mit Daten in Mönchengladbach die Umsetzung weiterer in Planung befindlicher Smart-City-Projekte, wie die Einrichtung eines Urban Data Hub oder die zentrale Anbindung und Verwendung von Sensordaten über LoRaWAN.

Ansatz zur Wirkungsmessung

Kennzahlen zur Beteiligung an der Leitlinienentwicklung und Kennzahlen zur Ergebnisqualität sind ausschlaggebend für die Wirkungsmessung des Leitlinienkonzepts. Dazu gehören : 

• Anzahl beteiligter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Kernteam und im erweiterten Team 
• Anzahl verschiedener vertretener Abteilungen
• Beschlüsse in den beteiligten Gremien
• Umfang der Ergebnisse
• qualitatives Feedback aus der Politik
• positiver Stadtratsbeschluss
• Akzeptanz der Leitlinien in der Verwaltung

Die im Konzept festgehaltenen Ansätze und Maßnahmen – wie zum Beispiel die Schaffung einer Datenstrategie, eines Transparenzportals, verbindlicher Datenschutzklassen oder eine langfristige Verankerung einer Stelle für das Datenmanagement – werden jeweils mit eigenen Indikatoren in der Umsetzung gemessen. Die Umsetzung dieser Ansätze ist zentral für die Wirksamkeit des Leitlinienkonzepts. 

Prozessschritte

Das Leitlinienkonzept wurde in folgenden Schritten umgesetzt:

• Aufbau einer fachbereichsübergreifenden Projektstruktur
• Recherche bestehender Datenleitlinien und entsprechender Beispiele (hier: Barcelona, Helsinki, Ulm und Wien)
• Durchführung einer Online-Umfrage insbesondere innerhalb der Stadtverwaltung zur Abfrage bestehender Herausforderungen 
• Durchführung von drei Workshops mit dem Kernteam zur Erarbeitung des Leitlinienkonzepts sowie der Inhalte für die fünf Aktionsfelder; davon ein Ko-Kreationsworkshop mit Vertreterinnen und Vertretern aus Fachbereichen
• Kommentierung einer Beta-Version der Leitlinien durch ein erweitertes Team 
• Sammlung von Impulsen zu den einzelnen Kapiteln des Konzepts anhand einer Vorlage 
• kollaborativer, iterativer Prozess der Konzepterstellung durch die Stadt und das Beratungsunternehmen PD mit Kommentierungsschleifen durch Mitglieder des Kernteams und des erweiterten Teams in der Phase der Schreibwerkstatt
• regelmäßige offene Sprechstunden für alle Beteiligten
• Konsolidierungsworkshop am Ende des Erstellungsprozesses 
• Feedback zur Entwurfsfassung durch die Fraktionsspitzen im Stadtrat
• Fertigstellung des Konzepts 

Vorstellung und Verabschiedung im Stadtrat 

Governance

Innerhalb der Organisationsstruktur der Stadt Mönchengladbach ist der Smart-City-Programmbereich in der Stabsstelle I/2 „Strategische Entwicklung“ für die Koordination der Maßnahme zuständig. Innerhalb des Teams wurde eine Stelle „Datengovernance und Datenmanagement“ geschaffen, die den Prozess eng begleitet und insbesondere für die Umsetzung der Maßnahmen durch die Verankerung im Bereich „Statistik und Informationsmanagement“ verantwortlich ist. 

Für die erfolgreiche Erstellung der Leitlinien war die Zusammenarbeit in einem für die Maßnahme aufgesetzten fachbereichsübergreifenden Projektteam elementar. Dieses bestand aus einem Kernteam der Fachbereiche „Statistik und Informationsmanagement“ sowie „Geoinformation“ und einem erweiterten Team (Fachbereiche „Stadtentwicklung und Planung“, „Sozialplanung“, „Vertragscontrolling“, „Soziales und Wohnen“, „Schule und Sport“, „Organisation und IT“, dem LoRaWAN-Team, der Abfallwirtschaft, Baubetriebe und Stadtwerke). Das Beratungsunternehmen PD hat die Konzepterstellung begleitet. 

Kosten bei Beschaffung und Betrieb

Hinweis: Die Kosten für die Übertragung der Leitlinien in einer anderen Kommune liegen aufgrund der mittlerweile vorliegenden Best Practices voraussichtlich deutlich geringer als die hier aufgeführten Anschaffungskosten.

Die Ermittlung der Personalkosten wurde in Anlehnung an den Aufwand, die durchgeführten Workshops sowie die Schreibwerkstatt durchgeführt. Die weitere Fortführung der Umsetzung („Betrieb“) übernimmt die Stelle „Datengovernance und Datenmanagement“. Hierfür ist eine halbe Stelle angesetzt.

Partizipation und Kommunikation

In enger Abstimmung mit dem Stadtrat erarbeiteten verschiedene kommunale Verwaltungseinheiten und städtische Tochtergesellschaften die Leitlinien zur Datensouveränität (siehe auch: Prozessschritte).

Die offene, wöchentliche Sprechstunde für das erweiterte Team war ein besonderes Merkmal des Prozesses . Die Autorinnen und Autoren der Leitlinie nutzten die Sprechstunde, um Herausforderungen und Fragen direkt mit einem Mitglied des Smart-City-Teams zu klären. Dieses offene Format fand großen Anklang und förderte die Kommunikation, während das Team die Leitlinien erstellte. 

Datengrundlagen

Das Leitlinienkonzept basiert auf Herausforderungen und Lösungsansätzen, welche die Stadt Mönchengladbach in fachbereichsübergreifenden Prozessen qualitativ (Workshops) und quantitativ (Online-Umfrage) erhoben hat. Darüber hinaus griff die Kommune auf bestehende Leitliniendokumente anderer Städte zurück.