Effizient eine Smart City organisieren: Neue Arbeitshilfe für Kommunen erschienen

Haben Sie die strategische Koordination von Smart-City-Projekten zu verantworten? Möchten Sie zielführende Strukturen, Arbeitswege und Austauschformate aufbauen? In unserer neuen Arbeitshilfe "Organisation und Management in smarten Städten und Regionen" arbeiten die Autorinnen und Autoren des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu) heraus, was ein effizientes Management von Smart-City-Projekten ausmacht und worauf es bei der Entwicklung wirkungsvoller Organisationsmodelle ankommt.

Das Zusammendenken und Zusammenbringen verschiedener Ressorts ist eine Kernaufgabe der Smart City. Vielerorts geht es weniger um technisch-digitale Lösungen, sondern um das smarte Zusammenwirken bisher getrennt agierender Akteure. Die Arbeitshilfe bietet wertvolles Orientierungswissen, damit das leichter gelingt.

Jan Abt, wissenschaftlicher Projektleiter Difu

Smart City als Querschnittsaufgabe benötigt eine neue Organisation

Die Publikation identifiziert die digitale Transformation als eine Querschnittsaufgabe, die verschiedene Ressorts innerhalb der kommunalen Verwaltung zusammenbringen muss. Deshalb betonen die Autorinnen und Autoren unter anderem auch, dass kommunale Akteure für Smart-City-Vorhaben frühzeitig Netzwerke etablieren, das Thema breit in den Fachverwaltungen verankern und die Chance von Beiräten nutzen sollten.

Die Hinweise der Arbeitshilfe werden mit zahlreichen Beispielen aus Kommunen unterlegt: Dazu gehören zum Beispiel zwei Schnittstellenmanager in Ulm, die in einer Hauptabteilung der Stadt tätig sind, als verwaltungsinterne „Türöffner“ gleichzeitig aber im Smart-City-Team arbeiten. Das Smart-City-Team der Gemeinde Eichenzell informiert in einer „smarten halbe Stunde“ die Mitarbeitenden der Verwaltung vor Ort alle acht Wochen über den Stand seines Projekts, während die Projektgruppe Digitalisierung in Hagenow einen unabhängigen Ethikrat berufen hat. Dieser beschäftigt sich im Smart-City-Kontext mit verschiedenen ethischen Fragen wie der Einbeziehung aller gesellschaftlichen Gruppen, der Gleichstellung oder der Barrierefreiheit.

Nur zusammen erfolgreich: Organisationsebenen und -einheiten von Kommunen

Ebenen der Organisation von Smart-City-Vorhaben DLR | eigene Darstellung

Die Arbeitshilfe basiert auf der Analyse von bestehenden oder geplanten Organisationsmodellen deutscher Kommunen. Sie gibt einen Einblick in verwaltungsinterne Strukturen und verschiedene funktionale Organisationsebenen, die das Miteinander der Organisationseinheiten in Vorhaben ermöglichen.

Die Autorinnen und Autoren zeigen, dass Kommunen Smart-City-Projekte nur über das Zusammenspiel der verschiedenen Ebenen realisieren können: Die politisch-strategische Ebene – etwa Gemeinderat, Stadtrat, Ausschuss oder Lenkungskreis – ist für Grundsatzentscheidungen und die politische Legitimation verantwortlich. Auf der koordinierenden Ebene geht es zumeist um die Strukturierung und Leitung, wofür beispielsweise eine Stabsstelle oder ein Amt verantwortlich ist. Hier entscheidet sich häufig, ob ein Smart-City-Projekt erfolgreich ist. Auf der Umsetzungsebene – zum Beispiel in Form eines Fachamts, eines Stadtwerks oder einer Projektgruppe – werden entsprechende Maßnahmen geplant und umgesetzt. Die Beiratsebene kommt ergänzend hinzu: Smart-City-, Digitalisierungs- oder Fachbeiräte haben die Aufgabe, den Prozess durch externe Impulse zu bereichern und die Verbindung zum allgemeinen Smart-City-Diskurs sicherzustellen.

Die Smart-City-Teams und -Büros in den Kommunen – als Stabsstelle, Amt oder Digitalisierungsgesellschaft – übernehmen eine entscheidende Rolle dabei, den Smart-City-Prozess der Stadt, der Gemeinde oder des Landkreises voranzubringen. Unter anderem tragen sie die Verantwortung, die digitale Transformation vor Ort gestaltend zu prägen. Dies gilt bei es Wahl ihrer Organisationsform, ihren Handlungsmöglichkeiten und der Rolle und Besetzung ihrer Leitungsfunktion zu beachten.

Theresa Hohmann, wissenschaftliche Mitarbeiterin Difu

Hilfsmittel für die Smart-City-Entwicklung in deutschen Städten

Smart City ist nicht nur ein Privileg von größeren Städten, sondern muss auch bei kleinen Gemeinden greifen. Gestärkt werden muss hierfür der kooperative Gedanke einer smarten Region. Es gilt, eine Vertrauenskultur der interkommunalen Zusammenarbeit aufzubauen, Spielregeln der Zusammenarbeit zu entwickeln und einen Taktgeber zu etablieren. So können regionale Initiativen gestartet werden. Hier gilt es, die in der Handreichung aufgezeigten Organisationsmodelle für die interkommunale Zusammenarbeit zu nutzen, um gemeinsam getragene Lösungen umzusetzen, wie beispielsweise der Verbund „5 für Südwestfalen“ oder der Landkreis Mayen-Koblenz im Rahmen der Modellprojekte Smart Cities es im Rahmen der Handreichung illustrieren.

Anhand der Analyse der Organisationsmodelle in Smart-City-Vorhaben konnten zudem erfolgsfördernde Prinzipien abgeleitet werden: Zehn Botschaften erleichtern den Weg zu lokal passenden Organisationsmodellen und fassen Learnings von Vorreiterkommunen in Deutschland zusammen. Sie bieten unabhängig von Kommunengröße und Stand der eigenen Entwicklung wertvolle Impulse für weitere Schritte zu tragfähigen Strukturen für Smart Cities in Deutschland.

Smart-City-Forschung

Die vom Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) herausgegebene Publikation „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen: Kommunale Arbeitshilfe zu verwaltungsbezogenen Modellen und Ansätzen“ ist das Ergebnis der Begleitforschung der Koordinierungs- und Transferstelle (KTS) der Modellprojekte Smart Cities (MPSC). Das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu) hat die Studie erarbeitet.

Organisation und Management in smarten Städten und Regionen

Kommunale Arbeitshilfe zu verwaltungsbezogenen Modellen für das Management von Smart-City-Vorhaben

Erscheinungsjahr 2024

Die Umsetzung von Smart-City-Vorhaben erfordert einen vernetzten Ansatz, der jedoch häufig im Widerspruch zur traditionell geprägten Organisation der kommunalen Verwaltung steht. Das gilt für
Städte ebenso wie smarte Regionen. Vor diesem Hintergrund zielt dieser Bericht darauf ab, zu einer fundierten Entscheidungsfindung im Aufbau kommunaler Organisationsmodelle für die Verankerung von Smart-City-Vorhaben beizutragen.