Open Playground Manager

Enge Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung

Der Open Playground Manager wurde gemeinsam mit dem Geschäftsbereich Grün entwickelt, der für die Instandhaltung der Spielanlagen und Spielgeräte in Wolfsburg verantwortlich ist. Diese enge Zusammenarbeit hat entschieden dazu beigetragen, eine an den Arbeitsprozess angepasste digitale Lösung zu entwickeln. Gleichzeitig steigert die enge Zusammenarbeit die Akzeptanz für digitale Lösungen in den Fachbereichen. 

Aufbau auf bestehende georeferenzierte Datenquellen

Die Open-Source-Anwendung greift auf bestehende georeferenzierte Datenquellen der kommunalen Objekte (zum Beispiel Polygone der Spielanlagen und Punktdaten der Spielgeräte inklusiver wichtiger Attribute) zurück und bindet diese in den Arbeitsprozess ein.  

Zeitersparnis durch schlankere digitale Arbeitsabläufe

Die Webanwendung ermöglicht die digitale Zustandserfassung von Spielgeräten durch Fachpersonal vor Ort, das regelmäßige Kontrollen durchführt. Die dokumentierten Zustände sind sofort in der Anwendung für die Sachbearbeitung im Büro sichtbar. Treten während einer Kontrolle Mängel auf, können sie Arbeitsaufträge für defekte Spielgeräte digital angelegen. Auf dieser Basis entsteht eine transparente Informationsgrundlage für alle Prozessbeteiligten, die sich auch für weitergehende Analysen nutzen lässt.

Einfache Übertragbarkeit auf weitere Anwendungsfelder und in andere Kommunen durch Open-Source-Lösung

Beim Open Playground Manager handelt es sich im Wesentlichen um eine Open-Source-Webanwendung, die dem Management aller systematisch erfassten und dokumentierten Objekte dient und damit sowohl in anderen Fachbereichen in Wolfsburg wie auch in anderen Kommunen Anwendung finden kann.  

Übertragbarkeit by design

Die Software richtet sich gezielt darauf aus, eine Übertragung auf weitere Anwendungsfälle und Kommunen zu ermöglichen. Deshalb entsteht die Anwendung ausschließlich mit Open-Source-Software (zum Beispiel Keycloak zur Authentifizierung), verwendet etablierte Standards (zum Beispiel REST) und baut auf einer modularen Architektur auf (zum Beispiel Trennung von Backend und Frontend).

Innovativer Ausschreibungsprozess

Die Ausschreibung zur Softwareerstellung des Open Playground Manager wurde mit Hilfe des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) gestaltet. In einem zweistufigen Ausschreibungsprozess entwickelte man zuerst einen Software-Prototypen, der als Grundlage für die Software dient. Dieses Vorgehen hat den Vorteil, einen Software-Prototypen als Ausgangspunkt zu haben, bei dem bereits Architektur, Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit der digitalen Lösung erarbeitet wurden. Der Prototyp erfüllt bereits die Open-Source-Kriterien und ist öffentlich zugänglich. Auf diesen Vorarbeiten kann die externe Softwareentwicklung aufbauen. Zukünftigen Entwicklerinnen und Entwicklern erleichtert dies den Einstieg in das Projekt erleichtert und reduziert Kosten. 

Open-Source-Webframeworks (zum Beispiel Django, Angular)

Die Stadt Wolfsburg hat einen Prototyp auf Basis von Pythons Webframework Django entwickelt. Die „finale“ Software wird in Go (Backend) und React (Frontend) entwickelt. 

Veröffentlichung auf Gitlab und OpenCode

Der Prototyp ist auf Gitlab veröffentlicht und bildet die Basis für den weiteren Entwicklungsprozess. Das Projekt wird zudem auf OpenCoDE zur Verfügung gestellt. 

Einfache Übertragung auf andere Fachbereiche und Anwendungsfälle

Die Maßnahme hat das Potenzial, Abläufe rund um das Management von georeferenzierten Objekten effizienter zu machen. Damit lassen sich Arbeitsprozesse in den Fachbereichen verschlanken. Die Open-Source-Webanwendung dient dem Management aller systematisch erfassten und dokumentierten Objekte in der Verwaltung und ist damit sowohl auf andere Fachbereiche in Wolfsburg als auch auf andere Kommunen übertragbar. 

Lokale Herausforderungen

Das städtische Spielanlagenmanagement ist aktuell an eine alte, proprietäre Hard- und Software gekoppelt, die nicht weiterentwickelt wird. Damit sind die Handlungsfähigkeit des zuständigen Fachbereichs Grün stark eingeschränkt und Arbeitsprozesse erheblich erschwert. Die Software erlaubt es auch nicht, im Prozess entstandene Daten zu extrahieren und verwaltungsintern zur Verfügung zu stellen.  

Die Software kann zudem nicht alle relevanten Informationen abbilden. Aktuell fehlt es an einer Möglichkeit, die Einsatzplanung des zuständigen Personals, das Melden von Reparaturbedarfen und -kosten an den Spielgeräten digital abzudecken. 

Planungsziele

Das Projekt soll dazu beitragen, die Verwaltung von kommunalen Objekten mit digitalen Methoden zukunftsorientiert weiterzuentwickeln. Zentrale Ziele sind dabei eine digitale Zustandserfassung und effizientere Arbeitsabläufe auf Basis von (Echtzeit-)daten. Dadurch entsteht langfristig eine transparente Informationsgrundlage, die aufgrund des offenen OPM-Ansatzes, in weitere Verwaltungs- und Planungsprozesse eingebunden werden können und so zu einer besseren Entscheidungsgrundlage beitragen. Der Open Playground Manager hilft dabei, die neue Technologie in der Verwaltung an einem konkreten Anwendungsfall zu erproben und den Nutzen für betroffene Fachbereiche direkt erlebbar zu machen. Das steigert das Bewusstsein und die Akzeptanz für Daten und digitale Lösungen innerhalb der Verwaltung.  

Ansatz zur Wirkungsmessung

• Funktionsfähigkeit der neuen Software für städtische Aufgaben und ihre Nutzung durch städtische Mitarbeitende 
• Schaffung von Bewusstsein und Akzeptanz für digitale Lösungen in etablierten Fachbereichen  
• Erhöhen digitaler Kompetenzen und Begeisterung für digitale Lösungen bei den Mitarbeitenden 
• Zeitersparnis durch schlankere, digitale Arbeitsabläufe  
• Übertragbarkeit auf andere Anwendungsfelder und in andere Kommunen durch Open-Source-Lösung 

Prozessschritte

• Rapid Prototyping und Design Thinking, um digitale Lösung zu entwickeln 
• Softwareentwicklung durch externe Softwarefirma 
• Containerization (zum Beispiel Docker) durch externe Softwareentwicklung 
• Durchführung von Schulungen mit den zukünftigen Anwendenden 
• Durchführung einer Testphase mit den zukünftigen Anwendenden  
• Start der Implementierung der Software in städtische Infrastruktur 
• Aufbau Entwicklungspartnerschaft in der AEG Urbane Digitale Zwillinge ab Mai 2024. Konkretes Interesse besteht aus den MPSC Bamberg, Süderbrarup und Münster 

Governance 

Innerhalb der Organisationsstruktur der Stadt Wolfsburg ist das Smart-City-Team als Projektleitung im Referat Digitalisierung und Wirtschaft angesiedelt. Es steuert Konzeption und Umsetzung der Maßnahme zentral und arbeitet innerhalb der Stadtverwaltung mit den Fachbereichen Grün, Zentrales Organisationsmanagement und Informationstechnologie kollaborativ zusammen. Gemeinsam mit den zukünftigen Fachanwenderinnen und -anwendern entwickelten sie in einem Design-Thinking-Prozess einen Prototypen, um die Anforderungen an die Software zu ermitteln und direkt in Quellcode zu übersetzen. 

Kosten bei Beschaffung und Betrieb

Partizipation und Kommunikation

Wolfsburg nutzte hier keine Bürgerbeteiligung, da die Maßnahme ein verwaltungsinternes Tool ist.

Technische Infrastruktur

• standardisierte und etablierte Open-Source-Lizenzierung auf Basis der Empfehlung von OpenCoDE 
• standardisierte offene Schnittstellen nach DIN SPEC 91537  
• Verwendung etablierter Programmiersprachen (zum Beispiel Python, Jave, JavaScript)  
• Verwendung von etablierten Open-Source-Frameworks (zum Beispiel Django, Angular, etc.)  
• Open-Source-Containerization 
• Verwendung eines Linux-basierten Webservers 

Datengrundlage

• Georeferenzierte Spielgeräte 
• Kartengrundlagen von der Stadt Wolfsburg und dem Landesamt für Vermessung