Digitale Buchungsplattform für kommunale Räume

Vielfältige Buchungsszenarien

Die Software kann multiple Anwendungsfälle abbilden und ist daher unterschiedlich nutzbar. Die individuelle Vergabe von Nutzungsrechten erlaubt es, Buchungsszenarien und Nutzungsmöglichkeiten individuell zu beeinflussen und anzupassen. 

Mandantenfähigkeit

Da das System mandantenfähig ist, müssen Daten und Objekte nur einmal zentral erfasst werden. Pro Anwendungsfall lässt sich ein Mandant anlegen, der auf die jeweils relevanten Daten zugreifen und diese bearbeiten kann. So kann ein einziges System für verschiedene Anwendungsfälle genutzt und trotzdem jeder Mandant unabhängig administriert werden. Zusätzliche Mandanten für neue Anwendungsfälle einzurichten, ist unkompliziert möglich. So sind Wartung, Installation und Speicherbedarf vergleichsweise gering. 

Attraktiver Use Case „Digitalzentrum“ zum Testen und Verbreiten 

Die „Digitale Buchungsplattform für kommunale Räume“ ist im Kontext des Digitalzentrums Amt Süderbrarup entwickelt worden. Das Digitalzentrum ist eine eigenständige Maßnahme der Smart City Süderbrarup und macht als Makerspace Digitalisierung erlebbar. Das Digitalzentrum bietet Seminarräume, Co-Working-Spaces und Werkstätten sowie Geräte wie Laser-Cutter oder Veranstaltungen und Kurse. Um diese umfangreichen Angebote für Bürgerinnen und Bürger besser zugänglich zu machen, hat das Amt Süderbrarup nach einem vielseitig einsetzbaren Tool zum Buchen und Verwalten seiner Angebote gesucht. Daraus entstanden ist die „Digitale Buchungsplattform für kommunale Räume“.

Vollumfänglich dokumentierte Open-Source-Software 

Die Entscheidung für nicht-proprietäre Software ermöglicht eine leichte Übertragbarkeit. Der Code kann über das zur Verfügung gestellte GitHub-Repository eigenständig heruntergeladen und unter Beachtung der GNU General Public License-Bestimmungen lokal aufgesetzt werden. Im Repository sind alle notwendigen Schritte transparent dargestellt. Zusätzlich steht ein Online-Benutzerhandbuch zur Verfügung, welches Personen unterstützt, die die Software installieren und nutzen wollen (http://handbuch.diz.digital/). 

Integration vielfältiger Anwendungsfälle

Die nahtlose Integration der Buchungsplattform in unterschiedliche, bereits bestehende Webseiten ermöglicht ein breites Spektrum an Anwendungsfällen. Durch die reaktive Frontendkomponente lässt sich das vorhandene Webumfeld nutzen. Die Notwendigkeit, eine neue Seite für Buchungen zu programmieren und darauf umzuleiten, fällt somit weg. Das Interface des Buchungstools kann dabei optisch an die entsprechende Webseite angepasst werden.

Weiterentwicklung für kommunale Anwendungsfälle im Rahmen einer Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft

Das flexibel angelegte Tool ist auf großes Interesse bei anderen Smart-Cities-Modellprojekt-Kommunen und vielen weiteren Kommunen gestoßen. Im Zuge der Veröffentlichung des Codes haben interessierte Kommunen eine Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft gegründet, um die Plattform zu optimieren und zu erweitern. Sie konzentrieren sich in ihrer Arbeit auf Schlüsselbereiche wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integration neuer Funktionen. Die Weiterentwicklungen werden perspektivisch auf der Plattform OpenCode zusammen mit umfangreichen Dokumentationen und Video-Tutorials zur Verfügung gestellt. 

Kommunale Ressourcen und Angebote besser in Anspruch nehmen

Die Buchungsplattform ermöglicht einen schnellen, einfachen Buchungsprozess und vereinfacht es Bürgerinnen und Bürgern so, kommunale Angebote in Anspruch zu nehmen. Die Buchungsplattform trägt damit zur effizienten Bereitstellung von kommunalen Dienstleistungen bei.

Geringe variable Kosten 

Nach der Investition in die Softwareentwicklung entstehen geringe variable Kosten für Verwaltung und Wartung der Plattform. Für Kommunen, die die Lösung übertragen wollen, entstehen bei der Nutzung lediglich je nach benötigter Anzahl an Mandaten und buchbarer Objekte feste monatliche Kosten (nachzulesen unter: https://www.quantag-it.solutions/). Bei einem alternativen Selbst-Hosting sind die Kosten hingegen deutlich schwerer zu kalkulieren. 

Lokale Herausforderungen

Die „Digitale Buchungsplattform für kommunale Räume“ löst das Problem, kommunale Ressourcen in weniger dicht besiedelten Gebieten wie dem Amt Süderbrarup zugänglich und nutzbar zu machen. In solchen Regionen stellt die geografische Distanz oftmals ein Hindernis für Bürgerinnen und Bürger dar, die auf öffentliche Dienste zugreifen möchten. Die digitale Plattform ermöglicht es ihnen nun – unabhängig von ihrem Standort – kommunale Angebote einzusehen und zu buchen. Auch wenn eine Anreise zur Nutzung der Angebote weiterhin notwendig sein mag, so tragen die amtsweite Kommunikation und Buchungsmöglichkeit zu einer verbesserten Zugänglichkeit bei. 

Planungsziele

Die Vision Süderbrarups ist es, dass Digitalisierung für alle Bürgerinnen und Bürger einen spürbaren Mehrwert im Alltag schafft. Die Smart-City-Strategie der Gemeinde hebt daher auch die Bedeutsamkeit hervor, Vereine und Initiativen durch digitale Lösungen zu unterstützen. Das Amt Süderbrarup will vor allem junge Menschen für seine kommunalen Angebote gewinnen, sie erreichen und so in Süderbrarup halten. 

Das Buchungstool trägt dazu bei, für diese Zielgruppen eine Verbesserung im Alltag zu schaffen: Es optimiert die Organisation von Räumlichkeiten, Ressourcen und Geräten und ist unkompliziert in der Nutzung. Da das Tool auf unterschiedliche kommunale Einrichtungen übertragbar ist, kann es in vielen Bereichen die Attraktivität von kommunalen Angeboten steigern.

Ansatz zur Wirkungsmessung

Die Maßnahme ist erfolgreich, wenn Bürgerinnen und Bürger sie im Amt Süderbrarup wahrnehmen, um die Verfügbarkeit kommunaler Räume und Ressourcen abzufragen, diese buchen und nutzen. Das erzeugt mittelfristig Effizienzgewinne in der Kommune. Nachfolgende Kennzahlen werden dafür erfasst: 

• Buchungszahlen pro buchbarer Ressource/Raum, Erhebung und Abgleich von Besucherzahlen im Digitalzentrum mit digitalen Buchungszahlen 
• Usability der Buchungsplattform (via Matomo; Analyse des Buchungsvorgangs inkl. Registrierung von Abbrüchen, um zu identifizieren, wo sich die Nutzerfreundlichkeit noch verbessern lässt) 
• Evaluation der Buchungsabläufe im Bürgerhaus zur Feststellung von Effizienzgewinnen (monatliche Personalressourcen für die Administration von Buchungen)

Es zeigt sich bereits, dass sich auf kommunaler Seite durch die automatisierten Abläufe insbesondere von Zahlungen Effizienzgewinne einstellen. Perspektivisch kann auch das Post-Payment automatisiert abgewickelt werden (Erstellung von Rechnungen bzw. Gebührenbescheiden) – eine zusätzliche Arbeitsersparnis. 

Prozessschritte

Umsetzungs- und Entwicklungsschritte der Buchungsplattform:

1. Identifikation der Notwendigkeit des Tools und Recherche bestehender Tools
2. Grobkonzeption
3. erste Bestimmung der benötigten Funktionalitäten und anschließende Feinkonzeption
4. Ausschreibung und Auftragsvergabe an Dienstleister
5. umfassende Anforderungsanalyse unter Einbezug des Dienstleisters: Für welche Anwendungen und mit welchen Funktionalitäten wird die Lösung benötigt?; dann anschließende Anpassung des Feinkonzepts
6. Entwicklung einer Alpha-Version des Tools durch Dienstleister
7. Feedback des Smart-City-Teams und Entwicklung Beta-Version durch Dienstleister
8. Test in der Praxis und Feedback durch Smart-City-Team und Digitalzentrum
9. weitere Tests mit neu eingerichteten Mandanten: Braucht es für den jeweiligen Anwendungsfall noch Anpassungen?
10. Entwicklung der Release-Version und Implementierung von API-Schnittstellen in Webseite des Digitalzentrums
11. Inbetriebnahme des Tools
12. Beheben von Bugs, Erarbeitung weiterer Module und Funktionalitäten durch Dienstleister

Übertragung und Weiterentwicklung im Rahmen der Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft

Governance

IInnerhalb der Organisationsstruktur von Süderbrarup ist das Projektbüro Smart City für die Koordination der Maßnahme zuständig. Für die Implementierung arbeitete das Projektbüro mit dem Unternehmen Eisenschmidt Consulting Crew GmbH zusammen, das die Front- und Backend-Entwicklung übernahm. Die Integration der Buchungsplattform in die bestehenden Webseiten erfolgte in Zusammenarbeit mit dem Team des Digitalzentrums und des Bürgerhauses. Die Personen mit Administrationsrechten aus den jeweiligen Teams erhielten in Folge dessen eine Schulung. 

Für den laufenden Betrieb und die Wartung ist aktuell das entwickelnde Unternehmen zuständig. Darüber hinaus treibt die eingerichtete Arbeits- und Entwicklungsgemeinschaft der Modellprojekte Smart Cities die Weiterentwicklung und Optimierung in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Integration neuer Funktionen voran und sorgt für regelmäßige Updates der Plattform ebenso wie für das Übertragen der Plattform in andere Kommunen.

Kosten bei Beschaffung und Betrieb

Partizipation und Kommunikation

Eine überlegte Kommunikation ist zentral, um die neue Buchungsmöglichkeit bekannt zu machen und somit auch dafür, die Maßnahme an sich erfolgreich zu gestalten. Dafür nutzen das Smart-City-Team wie das Digitalzentrum vorhandene Social-Media-Kanäle und die jeweiligen Webseiten. Mit Ankündigungen im Amtsnewsletter und im gedruckten Amtsblatt sollen weitere potenzielle Nutzerinnen und Nutzer erreicht werden. Eine telefonische Buchung über das Bürgerhaus ist ebenfalls möglich. Nach Abschluss einer Buchung erhalten die buchenden Personen einen Link an ihre E-Mail-Adresse, mit dem sie die Buchung und eine etwaige anfallende Zahlung abschließen können. Dabei werden sie grundsätzlich auf die digitale Abwicklung aufmerksam gemacht und können diese zukünftig für den gesamten Prozess nutzen. 

Technische Infrastruktur

Die Buchungsplattform ist eine Javascript basierte Software, die via API-Schnittstellen in jede beliebige Webseite, Web-Anwendung oder auch Smartphone- oder Tablet-App implementiert werden kann. Entsprechend der Ausgabe erfolgt die Einbindung in Webseiten über angepasste kurze Quellcode-Schnipsel statt, die beim Öffnen der entsprechenden Webseite asynchron die Inhalte der Buchungsplattform nachladen und in die Seite einfügen. Über die Quellcode-Schnipsel sind verschiedene Konfigurationen der Abfragen sowie der Ausgabemöglichkeiten in der Webseite möglich.

Für den Fall, dass die gesamte Software selbst gehosted werden soll, wird hierfür ein Server mit Node.js als Ausführungsumgebung, npm als Paket-Manager und MongoDB für die Datenbank in aktuellen Versionen benötigt.

Die Ausgabe des Frontends erfolgt über die Javascript-Bibliothek Vue.js. Die darüber ausgegebenen Inhalte haben ein grundlegendes Styling, welches jedoch mittels eigener CSS-Datei der Webseite überschrieben und angepasst werden kann.

Datengrundlagen

Dem Buchungstool liegt eine Datenbank zugrunde. Hier sind die Verfügbarkeitsdaten zu den buchbaren Ressourcen und gegebenenfalls zu bestehenden Abhängigkeiten und weiteren Funktionalitäten wie beispielsweise Zahlungsprozessen hinterlegt. Darüber hinaus werden Daten zu buchenden Personen und den gebuchten Ressourcen gespeichert. 

Für alle Daten, die gespeichert werden, ist im GitHub-Repository hinterlegt, in welchem Format diese vorliegen müssen. Vertrauliche Daten, wie Zahlungsdaten und Passwörter, werden dabei verschlüsselt gespeichert. Eigens erfasste und von Drittanbietern erfasste Daten wie zum Beispiel von Zahlungsdienstleistern werden getrennt verarbeitet. Die Kommune kann so sicherstellen, dass sie die Souveränität über die Nutzerdaten behält und den Nutzenden die eigenständige Verwaltung dieser Daten ermöglicht.